SK Document System

Sistem Digital All-in-One — Sahabat Kereta

Buku Panduan Penggunaan v3.0

Sahabat Kereta Digital Hub • 2026

1. Pendahuluan & Arsitektur Sistem

SK Document System (SDS) adalah platform digital all-in-one berbasis web yang dikembangkan untuk organisasi Sahabat Kereta. Sistem ini mencakup korespondensi digital, HRIS, manajemen organisasi, pendaftaran keanggotaan (KTA), serta tanda tangan elektronik — semua terintegrasi dalam satu ekosistem.

🆕 Baru di v3.0: Sistem telah berevolusi dari sekadar Document System menjadi All-in-One Digital Platform dengan App Launcher, HRIS, Sarang Tawon (Org Chart), SK Mutasi, Notulen Rapat, KTA, Tracking Surat, dan Penunjukkan Jabatan.

Arsitektur Teknis

Komponen	Teknologi	Keterangan
Frontend	React + TypeScript + Vite	Single Page Application (SPA)
Backend API	PHP 7.4+	API untuk AI, email, KTA, tracking, dll
Data Storage	Server JSON + PHP State	Data disinkronkan ke server secara otomatis
AI Engine	Google Gemini	Ringkasan dokumen otomatis
Payment	Xendit	Pembayaran KTA online
Server	cPanel (Apache)	Tidak memerlukan Node.js di production

Modul Aplikasi

SK Document System — Korespondensi surat, nota dinas, notulen rapat, disposisi
HR & Organisasi — HRIS, Sarang Tawon, SK Mutasi, Profil Anggota
E-Signature — Tanda tangan digital dan verifikasi sertifikat
KTA — Pendaftaran dan perpanjangan Kartu Tanda Anggota

Jenis Dokumen yang Didukung

Surat Masuk — Registrasi surat dari pihak eksternal
Surat Keluar — Surat resmi ke pihak eksternal
Nota Dinas Masuk — Nota internal yang diterima
Nota Dinas Keluar — Nota internal yang dibuat
Notulen Rapat — Catatan hasil rapat resmi BARU
SK Mutasi — Surat keputusan mutasi & promosi jabatan BARU
Dokumen Backdate — Dokumen dengan tanggal mundur BARU

Klasifikasi Keamanan Surat

TERBUKA — Dapat diakses semua role
TERBATAS — Akses terbatas (ADMIN, MANAGER)
RAHASIA — Akses sangat terbatas (ADMIN, MANAGER)
SANGAT RAHASIA — Hanya ADMIN

2. Login & Keamanan Akun

2.1 Cara Login

Buka URL aplikasi SDS di browser (contoh: https://sahabatkereta.or.id/sds/)

Masukkan Username pada field "Identifier"

Masukkan Password pada field "Access Key"

Klik tombol "Akses Portal"

2.2 Lupa Password

Klik link "Lupa Password?" di halaman login

Masukkan username Anda → Klik "Kirim Kode OTP"

Kode OTP akan dikirim melalui Email dan WhatsApp (jika nomor WhatsApp terdaftar dan gateway aktif). Masukkan 6 digit OTP → Klik "Verifikasi Kode OTP"

Buat password baru (minimal 4 karakter) → Klik "Simpan Password Baru"

💡 Terdapat cooldown period untuk pengiriman ulang OTP guna mencegah penyalahgunaan. Tunggu waktu yang ditentukan sebelum meminta kode baru.

2.3 Keamanan Sesi

Auto-logout: Sesi berakhir setelah 15 menit tanpa aktivitas
Single Login: Hanya 1 perangkat per akun. Login di perangkat baru akan memaksa logout perangkat lama
Session Storage: Data login tersimpan per tab/window browser

3. App Launcher (Halaman Utama) BARU

Setelah login, Anda akan diarahkan ke App Launcher — sebuah halaman pusat (hub) yang menampilkan semua aplikasi yang tersedia dalam ekosistem digital Sahabat Kereta.

Komponen App Launcher

Header & Sapaan — Logo organisasi dan sapaan selamat datang
Kartu Aplikasi — Grid aplikasi yang tersedia, masing-masing dengan ikon, nama, deskripsi, dan badge notifikasi
Pengingat Ulang Tahun — Widget "Momen Spesial" menampilkan anggota yang berulang tahun hari ini dan dalam 30 hari ke depan
Footer Bar — Informasi akun, tombol Admin Panel (khusus Admin), dan tombol Logout

Daftar Aplikasi

Aplikasi	Tipe	Keterangan
SK Document System	Internal	Korespondensi surat, nota dinas, notulen, disposisi, arsip
HR & Organisasi	Internal	HRIS, Sarang Tawon, SK Mutasi, Profil HR
E-Signature	Eksternal	Tanda tangan digital dan verifikasi sertifikat
Arsip SIAS	Eksternal	Link ke sistem arsip legacy (konfigurasi Admin)

💡 Badge notifikasi pada setiap kartu aplikasi menampilkan jumlah item yang memerlukan tindakan Anda (dokumen belum dibaca, persetujuan menunggu, dll). Notifikasi mencakup semua penunjukkan (PLT/PYMT) aktif Anda.

Kontrol Akses Aplikasi

Setiap aplikasi memiliki requiredFeature — hanya role dengan permission yang sesuai yang dapat mengaksesnya
Aplikasi yang tidak diizinkan akan menampilkan badge "Akses Terbatas"
Aplikasi eksternal yang belum dikonfigurasi URL-nya akan tampil nonaktif
Admin dapat mengelola daftar aplikasi melalui Admin Panel

4. Dashboard SK Document

Setelah memilih SK Document System dari App Launcher, Anda akan masuk ke Dashboard korespondensi.

Komponen Dashboard

Hero Welcome — Sapaan selamat datang dengan nama pengguna
Quick Actions — Tombol cepat "Buat Nota Baru", "Buat Surat Baru", dan "Registrasi Surat Eksternal"
Statistik Cepat — 4 kartu menampilkan jumlah: Surat Masuk, Surat Keluar, Nota Masuk, Nota Keluar
Grafik Arus Dokumen — Visualisasi bar chart perbandingan jumlah dokumen
Aktivitas Terkini — 5 dokumen terbaru (hanya untuk role dengan izin AKTIVITAS_TERKINI)

Navigasi Sidebar

Sidebar di sisi kiri menampilkan menu navigasi utama:

Grup	Menu	Fungsi
Navigation	← Kembali ke Launcher	Kembali ke App Launcher
Navigation	Dashboard	Halaman utama korespondensi
Navigation	Task & Approval	Antrean tugas persetujuan
Navigation	Draft Saya	Dokumen draft milik Anda BARU
Navigation	Dokumen Terhapus	Daftar dokumen yang telah dihapus BARU
Correspondences	Surat Masuk	Daftar surat masuk
Correspondences	Registrasi Surat	Input surat eksternal baru
Correspondences	Surat Keluar	Daftar surat keluar
Correspondences	Dokumen Backdate	Daftar dokumen backdate BARU
Correspondences	Nota Dinas Masuk	Daftar nota masuk
Correspondences	Nota Dinas Keluar	Daftar nota keluar
Internal Tools	Disposisi Masuk/Keluar	Instruksi disposisi
Internal Tools	Tugas Saya	Manajemen tugas tim BARU
Internal Tools	Arsip Surat	Arsip seluruh dokumen
Internal Tools	Arsip Digital	Repositori file & folder digital
Internal Tools	Pengaturan SK	Konfigurasi (Admin)

💡 Badge merah di sidebar menunjukkan jumlah item yang belum dibaca atau memerlukan tindakan Anda.

5. Manajemen Surat Masuk (Registrasi Eksternal)

Fitur ini digunakan untuk mendaftarkan surat yang diterima dari pihak luar (instansi/perusahaan) ke dalam sistem.

Cara Registrasi Surat Masuk

Klik menu "Registrasi Surat" di sidebar, atau navigasi ke Surat Masuk → Tambah Dokumen Baru

Isi metadata surat:
• Nomor Surat Asal — nomor surat dari instansi pengirim
• Instansi Pengirim Asal — nama instansi/perusahaan
• Tanggal Surat — tanggal pada surat asli
• Tanggal Registrasi — tanggal pencatatan di sistem
• Klasifikasi Surat — tingkat keamanan
• Perihal Surat Masuk — subjek/ringkasan isi surat

Di panel kanan, pilih Penerima Internal dan Tembusan Internal — pejabat yang akan menerima surat ini

Upload lampiran (scan surat asli) jika ada

Klik "Simpan & Registrasi" untuk mencatat surat. Nomor registrasi akan digenerate otomatis.

🆕 Tanda Terima Registrasi: Setelah surat berhasil diregistrasi, Anda dapat mencetak Tanda Terima Registrasi sebagai bukti penerimaan resmi untuk diberikan kepada pihak pengirim.

🆕 Tracking Surat: Setiap surat yang diregistrasi mendapat link tracking publik yang dapat dibagikan ke instansi pengirim untuk memantau status penanganan surat secara real-time (lihat Bab 12).

💡 Surat yang sudah diregistrasi akan muncul di Surat Masuk penerima yang ditunjuk dan notifikasi email/WhatsApp otomatis dikirim.

6. Membuat Surat Keluar & Nota Dinas

6.1 Langkah Pembuatan

Klik "Buat Nota Baru" atau "Buat Surat Baru" dari Dashboard, atau pilih tipe dari sidebar lalu klik "Tambah Dokumen Baru"

Isi informasi dokumen: Perihal, Kota Penandatangan, Klasifikasi, dan Keterangan Lampiran

Tulis isi surat di editor teks (TipTap). Editor mendukung: bold, italic, heading, bullet list, numbered list, text alignment, link, dan indent.

Di panel kanan, atur Penerima Dokumen:

Grup Penerima — pilih grup penerima yang sudah dikonfigurasi admin
Penerima Internal — pilih pejabat individual
Tembusan Internal — pilih pejabat CC
Penerima Eksternal (Surat Keluar) — ketik nama instansi lalu tekan Enter
Tembusan Eksternal (Surat Keluar) — ketik nama instansi CC lalu tekan Enter

6.2 Alur Verifikasi Digital (Approval Chain)

Klik "+ Tunjuk Pejabat Penandatangan" untuk menambahkan pejabat yang harus menyetujui dokumen sebelum ditandatangani. Urutan chain menentukan urutan persetujuan (step 1 → step 2 → ...).

6.3 Atas Nama Pejabat (Opsional)

Fitur ini memungkinkan Anda membuat surat atas nama pejabat lain. Cari nama pejabat di field "Atas Nama Pejabat".

6.4 Pratinjau Surat

Klik tombol "Pratinjau Surat" di toolbar untuk melihat tampilan surat resmi secara real-time saat Anda mengetik.

6.5 Menyimpan Dokumen

"Simpan Draft" — Menyimpan sebagai draft, dapat diedit nanti
"Kirim & Proses" — Mengirim ke approval chain untuk ditandatangani
"Proses & TTD Otomatis" — Jika tanpa approval chain, langsung ditandatangani oleh pembuat

⚠️ Nomor surat digenerate otomatis saat dokumen mendapat status SIGNED. Format: 01/SK/KODE/III/2026

7. Notulen Rapat BARU

Notulen Rapat adalah fitur untuk mencatat dan mengesahkan hasil rapat secara digital. Notulen berbasis file Microsoft Word (.docx) dengan placeholder yang akan diisi otomatis oleh sistem.

7.1 Membuat Notulen Rapat

Unduh Template Kosong (.docx) yang tersedia di halaman formulir

Isi template dengan isi notulen Anda, gunakan placeholder seperti {nomor}, %qr_notulis untuk auto-fill

Unggah file .docx yang telah diisi ke dalam formulir

Isi metadata rapat: Hari/Tanggal (otomatis diformat dari date picker), Tempat, Agenda/Topik, dan Klasifikasi Keamanan

Unggah Lampiran Daftar Hadir (PDF/JPG/PNG) — scan daftar hadir peserta

Pilih Pimpinan Rapat (penandatangan utama) dan Notulis (penandatangan awal)

Atur Penerima dan Tembusan (internal dan eksternal)

Tambahkan Reviewer/Verifikator tambahan di Approval Chain jika diperlukan

7.2 Alur Penandatanganan Notulen

Konseptor

→

Verifikator (opsional)

→

Notulis (TTD)

→

Pimpinan Rapat (TTD)

→

SIGNED

Notulis dan Pimpinan Rapat otomatis ditambahkan di akhir approval chain.

7.3 Menyimpan & Mengirim

"Simpan Draft" — Simpan tanpa mengirim ke approval
"Proses & Kirim Notulen" — Kirim langsung ke approval chain

7.4 Export Notulen

Notulen yang sudah SIGNED dapat diekspor sebagai PDF atau DOCX lengkap dengan nomor referensi, QR code pimpinan & notulis, dan header/footer resmi.

💡 Sistem mendukung Penunjukkan Jabatan — Anda dapat memilih pejabat PLT/PYMT sebagai Pimpinan Rapat atau Notulis.

8. Alur Persetujuan & Tanda Tangan Digital

Alur Kerja Dokumen

Draft

→

Waiting Approval

→

Signed

→

Disposed

8.1 Menyetujui/Menolak Dokumen

Jika Anda ditunjuk sebagai penandatangan, dokumen akan muncul di menu "Task & Approval":

Buka dokumen dari daftar Task & Approval

Review isi surat di tab "Isi Surat"

Isi catatan (opsional) di kolom catatan approval

Klik "Setujui & Tanda Tangani" atau "Kembalikan untuk Revisi"

💡 Jika ada beberapa level approval, dokumen akan otomatis diteruskan ke approver selanjutnya setelah disetujui. Notifikasi dikirim via email dan WhatsApp.

8.2 Status Dokumen

Status	Keterangan
DRAFT	Masih dalam penyusunan, belum dikirim
WAITING APPROVAL	Menunggu persetujuan pejabat
REVISION REQUIRED	Dikembalikan untuk diperbaiki
PENDING	Surat masuk yang sudah teregistrasi
SIGNED	Sudah ditandatangani secara digital
DISPOSED	Sudah didisposisikan ke pejabat lain
DELETED	Dokumen yang sudah dihapus BARU

9. Melihat Detail Dokumen & Download PDF

9.1 Halaman Detail Dokumen

Klik ikon buka pada daftar dokumen untuk melihat detail. Halaman ini terdiri dari 3 tab:

Isi Surat — Tampilan surat resmi lengkap dengan header, nomor, penerima, isi, tanda tangan digital, dan QR code
Riwayat — Log semua aktivitas: registrasi, persetujuan, revisi, read log
Disposisi — Daftar disposisi yang sudah diberikan

9.2 Download PDF

Buka detail dokumen yang berstatus SIGNED

Klik tombol "Download PDF" di toolbar atas

File PDF akan diunduh otomatis dengan format nama: NOMOR-SURAT-Perihal.pdf

✅ PDF yang dihasilkan sudah menyertakan header kop surat, footer, tanda tangan digital, dan QR Code verifikasi.

9.3 Download Tanda Terima BARU

Untuk dokumen yang sudah SIGNED, Anda dapat mengunduh Tanda Terima resmi sebagai bukti distribusi. Tanda terima berisi informasi penerima, tanggal, dan QR code verifikasi.

9.4 Kembalikan ke Draft (Admin)

Admin dapat mengembalikan dokumen SIGNED ke status DRAFT melalui tombol "Kembalikan ke Draft". Hal ini akan menghapus nomor surat dan mereset approval chain.

10. Disposisi Surat

Disposisi adalah instruksi resmi dari pejabat atasan kepada bawahan untuk menindaklanjuti suatu surat/dokumen.

10.1 Membuat Disposisi

Buka detail dokumen → Klik "Buat Disposisi"

Pilih Penerima (bisa multi-select)

Pilih Prioritas: Normal, Penting, atau Segera

Pilih Instruksi Baku: Tindak Lanjuti, Selesaikan/Laporkan, Pelajari/Telaah, Bicarakan dengan saya, Koordinasikan, Arsipkan

Tulis pesan/catatan tambahan (opsional)

Klik "Kirim Disposisi"

10.2 Melihat Disposisi

Disposisi Masuk — Instruksi yang diterima untuk Anda
Disposisi Keluar — Instruksi yang Anda berikan

Setiap disposisi dapat di-preview sebagai Lembar Disposisi resmi dan di-download sebagai PDF atau di-cetak langsung.

10.3 Format Lembar Disposisi

Lembar disposisi memuat: logo instansi, prioritas, informasi dokumen, pengirim, penerima, instruksi baku, catatan tambahan, QR code verifikasi, dan footer resmi.

11. Tugas & Manajemen Tim BARU

Fitur Tugas memungkinkan pendelegasian pekerjaan kepada anggota tim dengan tracking progress. Tugas terhubung dengan surat masuk dan disposisi.

11.1 Membuat Tugas

Tugas dibuat dari halaman disposisi atau secara manual
Tentukan anggota tim pelaksana (multi-select)
Atur prioritas dan deadline

11.2 Melihat Tugas

Menu "Tugas Saya" di sidebar menampilkan semua tugas yang diberikan kepada Anda dengan status: PENDING, IN_PROGRESS, DONE, atau CANCELLED.

11.3 Laporan Progress

Tim pelaksana dapat melaporkan progress pekerjaan yang akan tampil di tracking surat dan riwayat dokumen.

💡 Badge "Tugas Saya" di sidebar menunjukkan jumlah tugas yang belum selesai dan memerlukan tindakan Anda.

12. Tracking Surat Masuk (Publik) BARU

Fitur Tracking memungkinkan pihak pengirim surat (instansi eksternal) untuk melacak status penanganan surat mereka secara real-time tanpa perlu login.

12.1 Cara Mengakses

Link tracking diberikan saat registrasi surat masuk, atau melalui QR code di tanda terima registrasi. URL format: https://domain/sds/#/tracking/ID-REGISTRASI

12.2 Informasi yang Ditampilkan

Informasi Surat — No. registrasi, no. surat asal, perihal, instansi pengirim, tanggal registrasi
Progress Bar — Persentase penyelesaian penanganan surat
Timeline Riwayat — Visualisasi kronologis semua tahapan penanganan:

Tahap	Keterangan
Registrasi	Surat diterima dan dicatat di sistem
Disposisi	Instruksi dari pejabat ke bawahan (dari, kepada, instruksi, prioritas)
Tugas	Penugasan ke tim pelaksana (anggota tim, progress %)
Laporan Progress	Update kemajuan dari pelaksana
Serah Terima Dokumen	Upload scan dokumen serah terima (dapat diunduh publik)
Penyelesaian	Surat terarsipkan dan selesai ditangani

✅ Halaman tracking melakukan auto-refresh setiap 30 detik untuk memastikan informasi selalu terbaru. Aksesibel tanpa login.

13. Arsip Surat Menyurat

Halaman Arsip menampilkan seluruh dokumen dalam sistem dengan filter komprehensif. Hanya dapat diakses oleh role dengan izin ARSIP.

Filter yang Tersedia

Pencarian — Cari berdasarkan perihal, nomor referensi, atau pengirim
Tipe Dokumen — Surat Masuk/Keluar, Nota Masuk/Keluar
Status — Draft, Waiting Approval, Signed, Disposed, dll.
Klasifikasi — Terbuka, Terbatas, Rahasia, Sangat Rahasia
Rentang Tanggal — Filter dari dan sampai tanggal tertentu

Statistik Arsip

Di bagian atas terdapat 4 kartu statistik: Total Dokumen, Ditandatangani, Draft, dan Didisposisi.

14. Arsip Digital

Arsip Digital adalah repositori dokumen digital yang terpisah dari Arsip Surat Menyurat. Fitur ini berfungsi sebagai penyimpanan berbagai jenis file dan tautan — mirip dengan Google Drive — lengkap dengan sistem folder, berbagi link, dan kontrol akses.

💡 Akses Arsip Digital dikontrol melalui permission ARSIP_DIGITAL. Admin dapat mengatur role mana saja yang dapat mengakses fitur ini melalui tab Hak Akses di Konfigurasi Sistem.

14.1 Kategori Konten

Link/URL — Tautan ke website eksternal atau internal
Foto/Video — File gambar dan video
Draft Dokumen — Draf dokumen kerja
Draft Proposal — Draf proposal proyek
Lainnya — File dan dokumen lain-lain

14.2 Navigasi Folder

Arsip Digital mendukung hierarki folder bersarang (nested folders) dengan breadcrumb navigasi.

14.3 Menambah Item & Folder

Membuat Folder Baru

Klik tombol "Buat Folder"

Masukkan nama folder dan pilih warna aksen

Menambah Item Arsip

Klik tombol "Tambah Item"

Isi judul, pilih kategori, tambahkan tag (opsional)

Pilih tipe tautan: Link Eksternal atau Link Internal

Upload file lampiran jika diperlukan (maks 100MB)

14.4 Berbagi via Share Link

Folder/file dapat dibagikan kepada pihak luar tanpa perlu login dengan opsi password dan tanggal kedaluwarsa.

14.5 Menghapus Item (Khusus Admin)

Hanya Admin yang dapat menghapus item, dengan verifikasi ganda (konfirmasi + ketik ulang judul).

⚠️ Saat folder dihapus, seluruh isinya akan dipindahkan ke folder induk (parent), bukan ikut terhapus.

15. HRIS — Database Anggota BARU

HRIS (Human Resource Information System) adalah pusat master data anggota Sahabat Kereta. Modul ini diakses melalui aplikasi HR & Organisasi di App Launcher.

💡 Akses HRIS dikontrol melalui permission HR_MGMT atau ORG_MGMT.

15.1 Fitur Utama

Direktori Anggota — Kartu profil dengan foto, nama, jabatan, NISK, email, telepon, status aktif/non-aktif
Pencarian & Filter — Cari berdasarkan NISK, nama, atau jabatan. Filter status: Semua/Aktif/Non-Aktif
Statistik Mini — Total anggota, jumlah aktif, jumlah non-aktif
Indikator Ulang Tahun — Badge animasi untuk anggota yang berulang tahun hari ini

15.2 Manajemen Anggota

Tambah Anggota — Formulir lengkap: nama, NISK, jabatan, email, telepon, tempat/tanggal lahir, kota domisili, tanggal verifikasi, tanggal expired
Upload Foto — Dengan fitur crop image (potong foto untuk pas foto), otomatis dikonversi ke WebP
Aktif/Non-Aktifkan — Toggle status keanggotaan
Hapus Anggota — Soft-delete dengan verifikasi ganda (ketik nama + password admin). Data dapat di-restore dalam batas waktu tertentu

15.3 Upload Massal via Excel

Klik "Template" untuk mengunduh file Excel template dengan data saat ini

Edit data di Excel — NISK baru akan ditambahkan, NISK yang sudah ada akan di-update

Klik "Upload Massal" → pilih file → preview perubahan (BARU/UPDATE) → klik "Terapkan"

15.4 Sinkronisasi Otomatis

Klik "Sinkronisasi Akun SDS" untuk menyelaraskan data secara otomatis:

Data HRIS → Akun SDS: Update nama, NISK, jabatan, email, telepon
Akun SDS yang belum ada di HRIS → Import ke HRIS
Semua perubahan → Push ke server E-Signature

15.5 Generate Akun SDS

Dari kartu anggota, klik "Generate Akun" untuk otomatis membuat akun sistem SDS dan E-Signature. Username dan password sementara akan ditampilkan.

15.6 QR Code Anggota

Pilih satu atau lebih anggota (checkbox), lalu klik "Download QR" untuk mengunduh QR code verifikasi keanggotaan secara massal.

16. Struktur Organisasi (Sarang Tawon) BARU

Sarang Tawon adalah visualisasi hierarki organisasi yang menampilkan peta jabatan, formasi kosong, dan status mutasi.

16.1 Fitur Utama

Pohon Hierarki — Visualisasi jabatan dari root hingga bawahan dengan garis penghubung
Deteksi Kursi Kosong — Jabatan yang belum terisi ditandai dengan border kuning dan label "Kursi Kosong"
Deteksi Over-Quota — Jabatan yang melebihi kuota ditandai border merah
Status Mutasi — Menampilkan anggota yang akan dipindahkan (merah) dan yang akan mengisi (biru)
Penunjukkan — Menampilkan pejabat PLT/PYMT dengan badge ungu

16.2 Mengelola Posisi

Klik "Tambah Posisi" untuk membuat formasi jabatan baru

Isi: Kode Jabatan (harus sama dengan kode di pengaturan user), Nama Jabatan, Role Sistem, Quota, dan Atasan Langsung

16.3 Pencarian & Mutasi Cepat

Widget pencarian di atas pohon organisasi memungkinkan Anda mencari anggota berdasarkan nama/jabatan dan langsung klik "Mutasikan" untuk membuat SK Mutasi.

16.4 Isi Kursi

Klik "+ Isi Kursi" pada setiap node jabatan untuk langsung membuat SK Mutasi yang menempatkan anggota ke posisi tersebut.

17. SK Mutasi & Promosi BARU

SK Mutasi adalah fitur untuk mengajukan perpindahan jabatan (mutasi/promosi/rolling) anggota secara massal dengan alur persetujuan digital.

17.1 Membuat Rencana Mutasi

Isi Judul Dokumen Mutasi (contoh: "SK Mutasi dan Promosi Q3 2026")

Tambahkan Daftar Anggota yang akan dimutasi:

Pilih Anggota (Asal) — siapa yang akan dipindahkan
Pilih Posisi Baru (Sarang Tawon) — jabatan tujuan
Isi Alasan/Keterangan — alasan per individu

Atur Tanggal Efektif Mutasi

Klik "Simpan & Periksa" untuk menyimpan sebagai Draft

17.2 Alur Persetujuan Mutasi

Draft

→

Waiting Approval

→

Executed

Setelah draft dibuat, tambahkan Alur Persetujuan (approval chain) dan klik "Ajukan". Setiap pejabat dalam chain akan mendapat notifikasi.

17.3 Eksekusi Otomatis

Setelah semua pejabat menyetujui, sistem secara otomatis:

Mengubah jabatan, departemen, dan role user di sistem SDS
Memperbarui data di Database HRIS
Mensinkronkan ke server E-Signature
Mengenerate nomor SK Mutasi otomatis

17.4 Download PDF Mutasi

Klik "Cetak PDF" untuk mengunduh dokumen SK Mutasi resmi lengkap dengan header, daftar mutasi, penandatangan, dan QR code.

17.5 Pembatalan & Revert

Batalkan Mutasi — Dapat dilakukan oleh pengaju (saat masih Waiting) atau Admin (kapan saja sebelum tanggal efektif). Jabatan akan dikembalikan ke semula jika sudah dieksekusi.
Kembalikan ke Draft — Admin dapat mereset mutasi yang ditolak/dibatalkan ke status Draft untuk diperbaiki.

⚠️ Mutasi yang sudah melewati tanggal efektif dan telah dilaksanakan tidak dapat dibatalkan.

18. Pendaftaran KTA Anggota BARU

Fitur KTA (Kartu Tanda Anggota) memungkinkan pendaftaran dan perpanjangan keanggotaan secara online. Halaman ini bersifat publik — tidak memerlukan login ke sistem.

18.1 Pendaftaran Baru

Kode Akses: Masukkan kode akses yang diberikan oleh admin (format: SK-2026-XXXXXX)

Data Pribadi: NIK (16 digit), nama lengkap, email, no. HP, tempat/tanggal lahir, alamat lengkap (kelurahan, kecamatan, kab/kota, provinsi, kode pos)

Media Sosial: Instagram, Facebook, TikTok, X, LinkedIn (opsional, bisa tambah platform lain)

Kuesioner: Sumber informasi, asal komunitas, alasan keluar, alasan bergabung, atribut yang diinginkan

Upload Foto: Foto diri (maks 10MB, format gambar)

Pernyataan: Centang 3 pernyataan kesediaan + validasi kebenaran data

Konfirmasi: Review data → klik "Kirim Pendaftaran"

Pembayaran: Redirect ke Xendit untuk pembayaran biaya pendaftaran

18.2 Perpanjangan

Masukkan nomor NISK → sistem akan mencari data anggota
Jika eligible, klik "Lanjutkan" → konfirmasi data → pembayaran
Fitur "Lupa NISK" — cari NISK berdasarkan nama

18.3 Cek Status

Pendaftar dapat mengecek status pendaftaran/perpanjangan melalui halaman Cek Status KTA.

18.4 Verifikasi KTA

Scan QR code pada kartu anggota untuk memverifikasi keaslian dan status keanggotaan secara publik.

18.5 Admin KTA

Admin dapat mengelola seluruh pendaftaran KTA: approve/reject, generate kode akses, atur biaya pendaftaran/perpanjangan, dan kelola data anggota.

19. Penunjukkan Jabatan (PLT/PYMT) BARU

Fitur Penunjukkan (Designations) memungkinkan admin menunjuk seorang user untuk sementara menjalankan tugas jabatan lain, misalnya saat pejabat definitif berhalangan.

19.1 Tipe Penunjukkan

Tipe	Label	Keterangan
PLT	Plt.	Pelaksana Tugas — menggantikan pejabat yang berhalangan
PYMT	PYMT	Penanggungjawab — menanggungjawabi suatu jabatan
PELAKHAR	Pelakhar	Pelaksana Harian — menjalankan tugas harian
RANGKAP	(Custom)	Rangkap jabatan dengan label custom

19.2 Dampak Penunjukkan

User yang ditunjuk dapat menerima dokumen yang ditujukan ke pejabat yang digantikan
User yang ditunjuk dapat menyetujui/menandatangani dokumen sebagai pejabat yang digantikan
Badge notifikasi mencakup semua penunjukkan aktif
Jabatan ditampilkan dengan prefix (contoh: "Plt. Ketua Umum")
Penunjukkan memiliki tanggal mulai dan tanggal berakhir (opsional)

💡 Penunjukkan dikonfigurasi melalui Admin Panel. User dapat beralih konteks penunjukkan aktifnya melalui menu profil.

20. Ringkasan AI (Gemini)

SK terintegrasi dengan Google Gemini AI untuk menghasilkan ringkasan otomatis dari isi dokumen.

Cara Menggunakan

Buka detail dokumen yang memiliki isi surat

Klik tombol "AI Summarize" (ikon robot/wand)

Tunggu beberapa detik — ringkasan akan muncul di kotak ringkasan

💡 Ringkasan disimpan otomatis ke dokumen dan tersedia saat dibuka kembali.

21. Verifikasi Dokumen (QR Code)

Setiap dokumen yang SIGNED memiliki QR Code unik. Siapapun (termasuk pihak eksternal) dapat memindai QR code ini untuk memverifikasi keaslian dokumen.

Jenis Verifikasi yang Tersedia

Tipe	URL	Keterangan
Surat/Nota	/verify/ID	Verifikasi surat keluar dan nota dinas
Disposisi	/verify-dispo/ID	Verifikasi lembar disposisi BARU
Registrasi	/verify-registrasi/ID	Verifikasi tanda terima registrasi BARU
SK Mutasi	/verify-mutasi/ID	Verifikasi dokumen mutasi BARU
KTA	/ksk/verify/NISK	Verifikasi kartu tanda anggota BARU

Informasi yang Ditampilkan di Halaman Verifikasi

Nomor referensi dan perihal
Tanggal, tipe, dan klasifikasi dokumen
Nama dan jabatan penandatangan
Kota penandatanganan
Daftar penerima
Status verifikasi (VALID / TIDAK DITEMUKAN)

✅ Halaman verifikasi dapat diakses tanpa login — cocok untuk pihak eksternal yang perlu mengecek keaslian surat.

22. Konfigurasi Sistem (Admin Panel)

Menu "Admin Panel" diakses dari App Launcher (tombol gear di footer) atau "Pengaturan SK" di sidebar. Hanya tersedia untuk role ADMIN.

22.1 Pengguna

Kelola database personil: tambah, edit, hapus user. Setiap user memiliki: Username, Password, Nama Lengkap, Jabatan, Kode Jabatan, NISK, Email, No. WhatsApp, dan Role. Admin dapat mengatur urutan tampilan user dengan tombol panah atas/bawah.

⚠️ Kode Jabatan harus unik — Setiap user wajib memiliki kode jabatan yang berbeda karena digunakan untuk penomoran surat. Sistem akan menolak penyimpanan jika kode jabatan sudah digunakan user lain.

Pendaftaran / Update User Massal via Excel

Fitur upload Excel (.xlsx) untuk mendaftarkan/memperbarui banyak user sekaligus dengan preview dan validasi otomatis.

22.2 Grup Penerima

Grup Berbasis Role — Otomatis mencakup semua user dengan role tertentu
Grup Custom — Pilih anggota secara manual

22.3 Hak Akses (Permissions)

Atur fitur dan klasifikasi yang diizinkan per role:

Fitur	ADMIN	MANAGER	USER
Registrasi Surat	✅	✅	—
Buat Surat	✅	✅	—
Buat Nota	✅	✅	✅
Disposisi	✅	✅	—
Arsip Digital	✅	Konfigurasi	Konfigurasi
HR Management	✅	Konfigurasi	—
Org Management	✅	Konfigurasi	—
Dokumen Backdate	✅	Konfigurasi	—
Manajemen User	✅	—	—
Hapus Dokumen	✅	—	—

22.4 Level Role

Atur hierarki tingkatan role. Role yang berada di posisi atas memiliki tingkatan lebih tinggi.

22.5 Penunjukkan Jabatan BARU

Kelola penunjukkan PLT/PYMT/Pelakhar/Rangkap. Atur siapa yang menggantikan siapa, role target, durasi, dan status aktif.

22.6 App Launcher BARU

Kelola daftar aplikasi di halaman App Launcher: tambah/edit/hapus aplikasi, atur urutan, ikon, warna, URL eksternal, dan permission yang diperlukan.

22.7 Ucapan Ulang Tahun BARU

Konfigurasi pesan ucapan ulang tahun otomatis yang dikirim via WhatsApp ke anggota yang berulang tahun.

22.8 Direktori Gambar

Header (Kop) — Logo kop surat yang muncul di atas dokumen
Footer (Bawah) — Gambar footer di bawah dokumen
Tampilan Web — Logo yang muncul di login page dan sidebar

22.9 Email Hosting (SMTP)

Konfigurasi SMTP untuk notifikasi email otomatis. Terdapat tombol "Verifikasi & Kirim Email Test".

22.10 WhatsApp Gateway

Konfigurasi WhatsApp Gateway untuk mengirim notifikasi melalui WhatsApp (Fonnte, Dripsender, Whapi, dll). Toggle aktif/nonaktif, API URL, API Token, dan nomor pengirim.

💡 Setiap event yang mengirim email (approval, revisi, dokumen signed, disposisi, dokumen baru, mutasi) juga otomatis mengirim notifikasi WhatsApp jika gateway aktif.

22.11 Tautan Eksternal

Atur URL website eksternal: Arsip SIAS, Tanda Tangan Digital, dll.

22.12 Backup & Recovery

Download Backup — Unduh seluruh data sebagai file JSON
Kirim Backup ke Email — Kirim file backup JSON sebagai lampiran email
Backup Otomatis — Server menyimpan hingga 20 file backup secara otomatis
Recovery Tool — Pulihkan data dari verify data jika data utama hilang

✅ Tab Backup menampilkan statistik ringkas: jumlah dokumen, jumlah user, dan jumlah dokumen signed.

23. FAQ & Troubleshooting

Q: Mengapa saya tidak bisa melihat beberapa dokumen?

Akses dokumen dibatasi oleh klasifikasi keamanan dan role. User dengan role USER hanya bisa melihat dokumen TERBUKA. Hubungi Admin untuk memperluas hak akses.

Q: Bagaimana jika dokumen sudah SIGNED tapi ada kesalahan?

Admin dapat mengembalikan dokumen ke status DRAFT melalui tombol "Kembalikan ke Draft" di halaman detail dokumen.

Q: Mengapa sesi saya berakhir tiba-tiba?

Dua kemungkinan: (1) Tidak ada aktivitas selama 15 menit → auto-logout, atau (2) Akun Anda login di perangkat lain → forced logout.

Q: Bagaimana cara mengganti password?

Hubungi Admin, atau gunakan fitur "Lupa Password" di halaman login — OTP dikirim via email dan WhatsApp.

Q: Apakah data aman jika browser di-clear?

Data disinkronkan ke server secara otomatis. Jika browser di-clear, data akan dimuat ulang dari server saat login berikutnya.

Q: Bagaimana cara membuat Notulen Rapat?

Dari Dashboard, navigasi ke Nota Dinas Keluar → pilih "Notulen Rapat". Unggah file .docx dengan template placeholder, isi metadata rapat, lalu kirim ke approval chain. Lihat Bab 7 untuk panduan lengkap.

Q: Bagaimana cara mengajukan mutasi?

Masuk ke aplikasi HR & Organisasi dari App Launcher → menu "Mutasi" → klik "Ajukan Rencana Mutasi". Atau gunakan tombol "Mutasikan" di Sarang Tawon. Lihat Bab 17.

Q: Bagaimana cara mendaftar KTA?

Akses halaman pendaftaran KTA (publik, tanpa login). Masukkan kode akses dari admin → isi data → upload foto → konfirmasi → bayar via Xendit. Lihat Bab 18.

Q: Bagaimana cara menunjuk PLT/PYMT?

Admin masuk ke Admin Panel → tab Penunjukkan → klik "Tambah Penunjukkan" → pilih user yang ditunjuk, user yang digantikan, tipe, role target, dan durasi. Lihat Bab 19.

Q: Bagaimana pihak pengirim surat melacak status suratnya?

Berikan link tracking atau QR code dari tanda terima registrasi. Pengirim dapat mengakses halaman tracking tanpa login untuk melihat progress real-time. Lihat Bab 12.

Q: Bagaimana cara mengakses HRIS / Sarang Tawon?

Dari App Launcher, klik aplikasi "HR & Organisasi". Pastikan role Anda memiliki permission HR_MGMT atau ORG_MGMT.

Q: Mengapa menu tertentu tidak muncul di sidebar?

Menu sidebar difilter berdasarkan permission role. Hubungi Admin untuk menambahkan fitur yang Anda butuhkan ke role Anda melalui tab Hak Akses di Admin Panel.

⚠️ Penting: Pastikan domain menggunakan HTTPS untuk keamanan data dan API calls. Data surat bersifat rahasia dan harus dilindungi.

SK Document System v3.0